1.1.1 Habilidade em Expressar Pensamentos, Sentimentos e Ideias de Maneira Clara, Concisa e Convincente

Eu. Comunicação Eficaz para Profissionais de TD

Como funcionárioDesenvolvimentoA comunicação representativa e eficaz está na base de tudo o que os profissionais de TD fazem.

1.1.1.1 Valor da Boa Comunicação TD

Uma boa comunicação é essencial para criar um local de trabalho produtivo e eficiente. A comunicação eficaz ajuda a construir a equipe de trabalho, impulsionar o funcionárioNoivado, aumentar a satisfação do cliente, melhorar a produtividade e aumentar os resultados. Existe um custo de má comunicação. A SHRM pesquisou 400 empresas com mais de 100.000 funcionários e encontrou uma perda média por empresa de US$ 62,4 milhões por ano devido à comunicação inadequada. O relatório de 2018 sobre o Estado da Comunicação e Engajamento dos Funcionários, realizado por uma empresa independente de pesquisa de mercado, entrevistou 1.072 funcionários dos EUA e descobriu que 56% lutaram para manter os funcionários engajados e informados (Dynamic Signal 2018).

O valor que os profissionais de TD podem contribuir para melhorar a comunicação em suas organizações deve ser uma prioridade.

1.1.1.2 O Processo de Comunicação

oprocesso de comunicaçãoé a transmissão de uma mensagem de um remetente para um destinatário (Figura 1.1.1.21). O remetente usa um meio para enviar a mensagem, que então passa pelos filtros do remetente e do receptor antes que o destinatário decodifique a mensagem. A interpretação do destinatário da mensagem então se torna parte dofeedbackpara o remetente.

Os profissionais de TD devem entender os conceitos que descrevem o processo de comunicação:

• Meio Ambiente—as condições ou circunstâncias em que o processo de comunicação opera; pode melhorar ou bloquear a comunicação

• mensagem—oinformaçãoque é comunicado

• remetente—a pessoa que comunica a mensagem

• filtro—ummentalidade,viés, ou opinião que dificulta o fluxo de informações entre o remetente e o destinatário, geralmente com base em experiências passadas

• meio—o método usado para transmitir a mensagem, como voz, relatórios ou e-mail

• receptor—uma pessoa ou dispositivo que recebe a mensagem e a decodifica ou processa

• Codificação—o processo de tradução da mensagem pelo remetente

• decodificação—o processo de traduzir a mensagem em pensamentos e compreensão

• feedback—comunicação que fornece aos indivíduos informações sobre o efeito de sua comunicação.

Figura 1.1.1.2-1. Processo de Comunicação

1.1.1.3 Comunicação Eficaz

Como a voz do desenvolvimento dos funcionários, os profissionais de TD devem ser capazes de interpretar as necessidades da organização, funcionários e outrosPartes Interessadase comunique-se com cada um. A comunicação eficaz pode ser definida pelo6 Csde comunicação—os profissionais de TD devem entregar mensagens claras, corretas, completas, concisas, coerentes e cortês:

• claro—escolhondo palavras apropriadas para o público que sejam precisas e descritivas

• correto—selecionando palavras precisas e usando a gramática correta; evite usar as palavras erradas

• completo—articulando mensagens abrangentes que são transparentes e incluem todos os detalhes

• Conciso—usando frases e frases curtas e específicas; evite divagar

• coerente—mantendo a consistência, selecionando estruturas de frases simples e apresentando em uma ordem fácil de seguir

• cortês—formando mensagens respeitosas e autênticas com palavras amigáveis, positivas, neutras em termos de gênero e sensíveis; evite acusar ou culpar.

1.1.1.4 Crie uma Mensagem Convincente

Uma mensagem convincente incorpora quatro elementos. Deve:

• Inclua um benefício para os ouvintes e por que eles devem investir seu tempo.

• Seja único, inspirador ou emocionante e responda à pergunta: “O que há de diferente nesta mensagem?”

• Seja completo comDados, exemplos ou uma história que relaciona a mensagem ao que o ouvinte quer ouvir ou responde à pergunta: “Como eu sei?”

• Inclua umchamada à açãoou o que o ouvinte deve fazer. Isso pode incluir qualquer coisa em um continuum, desde responder à mensagem até completar umTarefa; responde à pergunta: “E daí?”

1.1.1.5 Selecionando Meios de Comunicação Apropriados

A mídia de comunicação—ou o método usado para transmitir uma mensagem—inclui, mas não se limita a voz, relatórios ou e-mail. A mídia pode ser dividida de várias maneiras, dependendo se a mensagem deve ser unidirecional ou bidirecional, com feedback imediato ou atrasado, ou para uma pessoa ou mais. O profissional de TD não deve se tornar excessivamente dependente de um meio. O feedback imediato pode ser fornecido usando reuniões individuais, grandes ou pequenas,VÍDEOconferências, telefonemas ou boca a boca. A mídia de feedback atrasada pode incluirIntranet, boletins informativos, comunicação corporativa, mídias sociais, infográficos, fichas técnicas, relatórios, e-mails, mensagens de texto ou correspondência.

As diretrizes para determinar a escolha do meio de comunicação incluem:

• Que tipo de mensagem é essa? É rotineiro e aberto a qualquer pessoa, ou é confidencial?

• Qual é a duração da mensagem?

• Quão urgente é o cronograma para entregar a mensagem?

• Qual é o custo e oResultadojustificar a despesa?

• A mensagem requer um registro de distribuição?

• O tamanho e a distribuição do grupo que recebe a mensagem são importantes?

• Quem é o público e qual é a relação entre o remetente e o destinatário?

• Qual tecnologia está disponível para enviar a mensagem?

1.1.1.6 Barreiras para uma Comunicação Eficaz

Devido ao alto custo da má comunicação, os profissionais de TD devem garantir que revisem as barreiras de comunicação e façam o que puderem para eliminar suas barreiras pessoais. Além disso, eles precisam estar cientes das barreiras dos outros. As barreiras incluem, mas não estão limitadas a:

• barreiras físicas—ambiente, localização, meio selecionado, tecnologia, distância entre comunicadores, configurações perturbadoras ou desconfortáveis

• barreiras perceptuais—ideias preconcebidas, desinteresse, padrões de comportamento, experiência anterior mal informada, desconfortável, comunicação não verbal e verbal conflitante, distrações causadas pelo vestido ou higiene dos outros

• barreiras emocionais—autoconfiança, falta de transparência, falta de confiança, falta de flexibilidade, sobrecarga de informações, sentimentos de defesa, sentimentos de superioridade ou inferioridade [Veja 1.2.]

• interpessoal—incapacidade de se conectar com os outros, linguagem corporal incompreendida, falta de habilidades sociais, evitação dos outros, falta de flexibilidade, relutância, mal-entendido de importância

• incapacidade de ouvir - distrair o contato visual, pensar no que dizer a seguir, audição prejudicada, distraída por uma preocupação mais urgente, mau tempo, preocupado com o diálogo interno

• linguagem—idiomas diferentes, significados de palavras diferem de indivíduos, diferenças geracionais, jargão específico da indústria, sotaque, distraído por palavras desencadeantes negativas ou positivas

• diferenças culturais, de gênero ou outras - falta de conhecimento e compreensão, falta de respeito.

Mesmo com as melhores intenções, as mensagens podem se tornar distorcidas e confusas (Booher 2015). [Veja 2.3.5.12]

1.1.1.7 Importância de Superar Barreiras de Comunicação

A comunicação eficaz com colegas, partes interessadas, clientes e outros é uma das habilidades mais valiosas que um profissional de TD pode possuir. Às vezes, eles devem superar as barreiras de comunicação para influenciar, articular decisões, motivar os membros da equipe, resolver problemas e outras tarefas que garantem um intercâmbio mais produtivo.

Muitas coisas podem impedir a recepção e interpretação da mensagem. Falhas de comunicação, feedback censurado e má escuta podem diminuir uma conversa ou comunicação. As pessoas podem não entender o que os outros querem dizer, mesmo que ouçam as palavras que estão sendo ditas. A comunicação entre duas pessoas passa pelos filtros de cada pessoa e o significado da mensagem pode mudar à medida que passa pelos filtros (mentalidade, preconceitos e opiniões) do remetente e do destinatário.

É importante identificar e prevenir ou eliminar barreiras de comunicação porque elas podem aumentar acidentes, causar despesas desnecessárias, limitar a capacidade de uma empresa de otimizarDesempenho, reduzir os lucros e levar à perda de clientes. Comunicação inadequada ou mensagens mal compreendidas podem criar umculturade desconfiança, redução do engajamento dos funcionários, incerteza, interação ineficaz com o cliente, aumento de erros, falta de trabalho em equipe, aumento do conflito, baixa moral e dezenas de outros efeitos que podem reduzir a satisfação no trabalho.

Dependendo da natureza da barreira, os profissionais de TD devem estar preparados para abordar as barreiras atuais e evitar outras no futuro. Por exemplo, se as barreiras físicas dificultam a concentração e a compreensão de uma mensagem, os profissionais de TD podem identificar um local diferente. Se o uso da linguagem, jargão ou clareza for um problema, os profissionais de TD podem optar por usar um intérprete para ajudar a explicar o que é necessário. Se as emoções estiverem causando o mal-entendido, os profissionais de TD podem ter que identificar outro horário que seja conveniente para todos os envolvidos.

Os profissionais de TD devem usar um processo como este para superar as barreiras de comunicação:

1. Identifique a barreira e garanta que todos entendam e concordem.

2. Aliste os envolvidos para determinar a razão pela qual é (ou se tornou) uma barreira.

3. Identifique os recursos necessários para esclarecer a causa da barreira (outras pessoas, dados, talvez umPesquisa).

4. Agende um tempo dedicado e abra uma discussão ou diálogo. Pratique os 6 Cs da comunicação para criar um plano para superar as barreiras [Veja 1.1.1.3 e 1.1.7]

Entender as barreiras de comunicação e superá-las economizará tempo, dinheiro e relacionamentos. Uma excelente comunicação pode aumentar a produtividade, reputação, confiabilidade e admiração dos profissionais de TD. Eles aumentarão seu profissionalismo e serão vistos como líderes respeitados.